Проверка по четырём вопросам
- Связан ли расход непосредственно с работами и результатом проекта, предусмотренными договором?
- Допускают ли текущие правила этот вид затрат и не установлен ли для него отдельный лимит или запрет?
- Есть ли расход в утверждённом финансовом плане или смете и соответствует ли сумма плану?
- Какие документы подтвердят основание, получение товара или услуги и оплату?
Если хотя бы на один вопрос нет ясного ответа, не считайте расход разрешённым только потому, что аналогичную покупку делал другой грантополучатель. Практические примеры из сообщества помогают сформулировать вопрос, но не заменяют условия Фонда и договора.
До оплаты
Сопоставьте договор с поставщиком, назначение покупки, календарный план и бюджет. При необходимости запросите разъяснение или согласование в официальном порядке до заключения сделки. Сохраните ответ Фонда и документы по операции.
Что сохранить после покупки
Перечень зависит от вида операции и требований отчётной формы. Часто требуется собрать договор и приложения, счёт или спецификацию, акт либо накладную/УПД и подтверждение платежа. Проверьте, чтобы даты, суммы и наименования совпадали. Ни эта памятка, ни ответ чат-консультанта не дают гарантии возмещения. Итоговую проверку проводите по официальному Положению и своему договору. Актуальные материалы — на странице программы ФСИ; о комплектах документов читайте в разделе отчётности.